Office coordinator CH (m/f/x) 40-50%

Sie überwachen und führen die administrativen und betrieblichen Funktionen des Büros, um einen reibungslosen und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus organisieren Sie Unternehmensveranstaltungen und unterstützen die Unternehmenskultur von tesa.

• Büroabläufe für einen reibungslosen Betrieb organisieren

• Firmenveranstaltungen (Konferenzen, Team- und Gesellschaftsveranstaltungen) gemäss den regionalen Richtlinien planen und organisieren

• Externe Mitarbeiterteams beaufsichtigen, z.B. Reinigung, Wartung und Sicherheit

• Transport und Unterkunft während der Teamveranstaltung buchen

• Datenbanken verwalten

• Büromaterial und IT-Ausrüstung bestellen und verwalten

• Korrespondenz, Beschwerden und Anfragen bearbeiten

• Fahrzeugflotte verwalten und koordinieren

• Post verwalten, d.h. Briefe, Pakete annehmen, verschicken etc.

• Büroverwaltungssysteme implementieren und pflegen

• On- und Offboarding von Mitarbeitern unterstützen (Übergabe von IT, Dokumenten, Schlüsseln …)

• Sicherstellen, dass die Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien auf dem neuesten Stand sind und alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einrichtung konform sind

You will monitor and manage the administrative and operational functions of the office to ensure smooth and efficient operations. In addition, your task will be to organize company events and support tesa's corporate culture.

• Organize office processes for smooth operations

• Plan and organize company events (conferences, team and social events) according to regional guidelines

• Supervise external staff teams, e.g. cleaning, maintenance and security

• Book transport and accommodation during the team event

• Manage databases

• Order and manage office supplies and IT equipment

• Handle correspondence, complaints and enquiries

• Manage and coordinate vehicle fleet

• Manage mail, i.e. receive, send letters, packages etc.

• Implement and maintain office management systems

• Support on- and offboarding of employees (handover of IT, documents, keys…)

• Ensure that health and safety policies are up to date and all activities related to the facility are compliant

• Berufliche Qualifikation oder Erfahrung in Betriebswirtschaft, Kommunikation, Büroverwaltung, Führungsunterstützung, Sekretariat oder einem

ähnlichen professionellen Dienstleistungsbereich

• Deutsch Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse

• Fliessende Englischkenntnisse

• Erfahrung in einem multinationalen Unternehmen mit Matrixorganisation im Bereich Büromanagement, Büroverwaltung oder anderen

dienstleistungsbezogenen Bereichen.

• Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Zeitmanagement und Problemlösung

• Gute analytische Fähigkeiten

• Detailgenauigkeit

• Zwischenmenschliche Fähigkeiten – Teamplayer

• Fortgeschrittene Computerkenntnisse mit der Fähigkeit, neue Systeme und Verfahren zu erlernen

• Starke Kundenorientierung mit dem Antrieb zur Problemlösung und Prozessoptimierung

• Grundkenntnisse Buchhaltung

• Zuverlässigkeit und Verschwiegenheit

• Anpassungsfähigkeit

• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeiten zum Beziehungsaufbau

• Initiative, proaktiv, die Fähigkeit, „etwas zu verwirklichen“

• Professional qualification or experience in business administration, communications, office administration, executive support, secretarial or

similar professional service area

• German as native language or very good knowledge

• Fluent English skills

• Experience in a multinational company with matrix organization in the field of office management, office administration or other service related

areas.

• Organizational, time management and problem-solving skills

• Good analytical skills

• Attention to detail

• Interpersonal skills – team player

• Advanced computer skills with the ability to learn new systems and procedures

• Strong customer focus with a drive for problem solving and process optimization

• Basic accounting knowledge

• Reliability and confidentiality

• Adaptability

• Excellent communication and relationship building skills

• Initiative, proactive, ability to “make something happen”