Flexibiliteit vereist een verandering van perspectief

Schartau: Op dit moment is er nauwelijks een meer polariserende term. Sommigen associëren het met een nieuwe, ontspannen manier van werken, met post-it notes en zitzakken. Anderen zijn moe van het woord en zijn verward of gefrustreerd omdat niemand hen kan vertellen wat ze moeten doen - behalve dat alles anders moet zijn. Een veel voorkomende misvatting is dat vandaag de dag iedereen agile moet werken.

Schartau: Ten eerste is het een verandering van perspectief. Terwijl de traditionele werkstructuren gericht zijn op het optimaliseren van de efficiëntie en de kosten, draait het bij “agile” om flexibiliteit en aanpasbaarheid. De basishouding is: We weten heel weinig en moeten daarom snel leren. Het voortdurend integreren van nieuwe informatie in processen is een essentiële eigenschap. Dit verandert ook de definitie van succes: Het gaat niet om het uitvoeren van strakke plannen, maar om het bereiken van bepaalde effecten.

Petersson: Dat is zeker waar. De Duitse manier is meer veiligheidsgericht en meestal georganiseerd in silo's. In een agile omgeving, als onderdeel van een klein team, neemt de individuele medewerker aanzienlijk meer verantwoordelijkheid op zich voor het proces. Dit werkt echter alleen als je niet betrokken bent bij 19 andere projecten.  

Schartau: Bovendien vereist agility de vreugde van het experimenteren en de moed om fouten te maken. In dit opzicht zijn landen als de VS of Nederland ons ver vooruit.

Petersson: Het onderwerp staat al ongeveer twee jaar op de agenda en komt vooral tot uiting in ons innovatie-initiatief op het gebied van onderzoek en ontwikkeling en in onze digitale strategie. Achtergrond: Digitalisering verhoogt de complexiteit en verandert onze omgeving zo sterk en voortdurend dat we onze werkpraktijken moeten aanpassen om innovatief en concurrerend te blijven. Het gaat niet alleen om het gebruik van nieuwe methoden, maar vooral om welke houding, cultuur en leiderschap we nodig hebben voor een toekomstgerichte manier van werken. Expliciet kan dit dan weer leiden tot zeer praktische zaken: nieuwe ruimteconcepten, nieuwe softwaretools of organisatiestructuren, nieuwe rollen of samenwerkingsmodellen. Vandaag de dag wordt veel hiervan vaak samengevat onder de term Nieuw Werk.

Schartau: Precies, door digitalisering neemt de snelheid toe, alles wordt in een netwerk ondergebracht. Je kunt merken dat kleine bedrijven veel sneller grote effecten kunnen bereiken omdat ze wendbaar zijn. Als groot bedrijf moet ik in staat zijn om op deze potentiële bedreiging te reageren. Naar mijn inzicht gaat tesa deze uitdaging openlijk en bewust aan.

Petersson: Op sommige gebieden werken we al strikt in agile opstellingen, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van het web. Op andere gebieden benaderen we agile principes en methoden binnen zogenaamde pilots. Dit zijn duidelijk gedefinieerde experimenteerruimtes waar we willen leren wanneer we welke set van methoden moeten gebruiken en welke organisatorische uitdagingen onderweg moeten worden opgelost.

Schartau: Daarbij komen we er misschien zelfs achter dat het allemaal draait om het optimaliseren van bestaande producten of succesvolle processen. Ik hoef dus niets neer te halen met een flexibele instelling, want wendbaarheid is geen doel op zich!

Petersson: Ja, die ervaring hebben we opgedaan. Over het algemeen gaat het erom snel meetbare vooruitgang te boeken en meer te leren. Vooral in situaties waarin je het probleem heel precies kunt schetsen, maar niet veel weet over mogelijke oplossingen. Verder zien we dat op het gebied van productinnovatie of -ontwikkeling een nauwere interactie met klanten en een betere interne cross-functionele samenwerking nodig is. Agile benaderingen zijn hiervoor ideaal.

Schartau: Het meest populaire framework – ook bij tesa – is Scrum, gevolgd door Kanban, en Lean Startup. Design Thinking werkt op een vergelijkbare manier, maar is niet officieel een agile methode. Onze taak als interne consultant is om teams of afdelingen te adviseren bij het kiezen van de juiste methode, altijd op basis van een nauwkeurige probleemanalyse.

Hartelijk dank voor je tijd!

Een van de meest populaire methodes is Scrum, dat zijn oorsprong vindt in de IT-sector. Het framework is gebaseerd op de aanpak dat een project niet volledig van A tot Z is voorgeprogrammeerd, maar in herhaalde feedback loops (Sprints) loopt. Als een Sprint voorbij is, wordt het afgewerkte deelproduct geleverd, gecontroleerd en verder ontwikkeld in de volgende Sprint.

Meer informatie: scrumguides.org (opens in a new window or tab) / scrum-master.de (opens in a new window or tab) / agiles-projektmanagement.org (opens in a new window or tab)

"te doen" – "in uitvoering" – "gedaan": Dit zijn de klassieke categorieën van Kanban (Japans voor: signaalkaart), een methode ontwikkeld door de autofabrikant Toyota in de jaren vijftig. Het doel van de methode - die gebaseerd is op visualisatie en vandaag de dag ver buiten de grenzen van de auto-industrie wordt gebruikt - is een optimale beheersing van de productieprocessen. Zelfs projecten kunnen gemakkelijk worden beheerd dankzij deze aanpak die gebaseerd is op kleine stappen. 

Meer informatie: projektmanagement-definitionen.de (opens in a new window or tab) / it-agile.de (opens in a new window or tab)

Deze methode draait om de slanke structuur van een succesvol bedrijf (binnen het bedrijf). Door het product of de dienst vroegtijdig op de markt te brengen – aangeduid als Minimum Viable Product (MVP) – is deze methode gebaseerd op een kortere planningstijd en al doende leren. Een belangrijk voorbeeld is de oprichting van het bedrijf Dropbox.

Meer informatie: gruenderkueche.de (opens in a new window or tab) / startplatz.de (opens in a new window or tab)